スコープセレップ管理：顧客を優しく拒否し、関係を維持する方法。

「少し追加したい...」プロジェクトを破った世界の問題。

あなたは今までに？プロジェクトは計画通りに歩いています。すべてがピンクに見えます。しかし、その後、顧客から大声で天国（または恐怖？）の音がありました。「いいえ、少し修正できますか？」または「ただ覚えておいてください。この機能も難しいはずではありませんか？」

これらの言葉は、労働者が災害の始まりです。フリーランスの代理店であろうとソフトウェア開発チームであろうと、どちらも「スコープクリープ」（Sophop）または「発芽」としてよく知られています。それは徐々に作業の範囲です。 「A Little」から最初に合意されたものが「もう少し」になり、ついにチームの予算と力の両方を引き起こした「象の仕事」になり、ゆっくりと崩壊しました。

この問題に遭遇している場合は、心配しないでください。あなたは一人ではありません。この記事は、トンネルの終わりにある光です。そして、重要なことは、どうすればそれを専門的に防止し対処する方法を持つことができるかということです。プロジェクトが美しく終わり、それでも顧客との良好な関係を維持するために

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グラフィック画像は、フリーランスまたはチームが神殿の前に座っていることを示しています。 「追加」メッセージで多くの方向に矢印があり、「これを解く」、「もう少し」がプロジェクトに忍び込んでいる小さな悪魔に駆け込みます

なぜスコープクリーが起こるのですか？話しているにもかかわらず？

多くの人が最初は疑問に思うかもしれませんが、仕事の範囲は明確に合意されました。なぜ発芽の問題が再び起こることができるのですか？ Project Management Institute（PMI）などの専門家からの実際の経験と情報から主な理由は通常、これらの要因から来ていることがわかります。

• 開始作業の範囲は不明です（あいまいなスコープ定義）：これが最も一般的なルートです。機能の詳細、修正の回数、またはイベントでの「除外」が何であるかを指定するドキュメントなしで「私は作る」または「この概要」という言葉との合意。
• コミュニケーションが悪い：チームは、最初から顧客の真のニーズを理解していないかもしれません。または、顧客自身が技術的な制限を理解していない場合は、両当事者の期待を一致させません
• 顧客を失うことを心配して恐れてください。特に、フリーランスや小規模な代理店で顧客を拒否することは簡単ですが、やるのは難しいです。私たちは、顧客が満足していないことを恐れている傾向があります。彼は最終的に大したことになるまで少量の要求に従わせました
• 顧客は複雑さを理解していません。顧客の隅で、「カラーボタンを変更するだけ」などのリクエスト「少し」は簡単に思えるかもしれません。しかし、実際には他の部分に影響を与える可能性があります。システムの最初から良い発見段階、この問題を大いに減らすのに役立ちます
• 変更制御プロセスの不足はありません。変更または追加するリクエストがある場合。しかし、すべてがビネットになることをサポートする公式のプロセスはありません。状況を制御することを不可能にします

これらの原因を理解することは、歴史が次のプロジェクトを繰り返すのを防ぐために計画するのに役立つ最初のチェックポイントです。

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ぼやけたドキュメントアイコンなどの各アイテムのアイコンを使用して、スコープの5つの主要な原因を要約するインフギグ画像。 （スコープは明確ではありません）、壊れている電話アイコン（コミュニケーション）、ハート型アイコン（意識）など。

作業が継続的に成長することを許可する場合、それはどのように影響しますか？

スコープをクリープにしてプロジェクトを継続的に噛ませると、対処せずに、短期的には安心を買うように思われるかもしれません。しかし、長期的な影響は、プロジェクト、チーム、あなた自身のビジネスの両方にとって予想よりも深刻です

• 予算のオーバーラン：追加されたすべての「少し」は、より多くの時間とリソースを意味します。つまり、プロジェクトのコストも請求しないと、利益が減少します。または多分損失のポイントまで
• 死んだ締め切りに届けられる：作業が増加しているが、時間がまだ同じ遅延配達が避けられない場合。信頼性に影響し、顧客のビジネスに損害を与える可能性があります
• チームバーンアウト：プレッシャーの下で一生懸命働き、「計画中ではない」で作業を編集しなければならないことがよくあります。
• 品質の低下：時間内に作業を完了するために、チームは作業の品質（品質保証）をチェックする時間がないまで急いで、エラーを引き起こすまで急ぐ必要があります。
• 顧客との関係は悪いです：それは奇妙ですか？顧客が尋ねるように私たちはすべてをしようとしていますが、最終的には関係が悪化する可能性があります。プロジェクトが遅れていて、予算のエスカレートされた顧客がとにかく満足していないためです。善意から問題になったのは、良いコミュニケーションが重要です。機関の顧客とのコミュニケーションガイドラインについてもっと読んでみてください。

スコープクリープの無視は良い解決策ではないことがわかります。しかし、それはあなたのプロジェクトを待っている時限爆弾です。

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1つのフレームで4つのマイナスの影響を示す画像：1）ライン全体に引き裂かれたカレンダー2）破壊と空の貯金箱。 3）疲れているように見えるチームの写真は疲れています。 4）深byの品質グラフ

解決策はありますか？そして、それはどこから始めるべきですか？

良いニュースは、スコープクリープです。それは、防止して管理できる問題です！キーは、問題が発生したときに解決するのを待つのではなく、プロアクティブ（プロアクティブ）です（反応性）。ソリューションを「予防」と「取引」という2つの主要な部分に分割できます。

パート1：予防（予防）

• 1.作業の範囲を詳細な作業範囲と同じくらい明確に定義します - sow：
• これは最も重要な心です。 SOWドキュメントは非常に詳細でなければなりません。修正の回数、機能の詳細、および予想される結果（DELIVEABLE）を含む「やるべきこと」と「何がしないのか」が最初から相互理解を生み出すことを明確に指定します。デジタルプロジェクトマネージャーの専門家によると
• 2。リクエストを変更するプロセスがあります（リクエストプロセスを変更）：
• 顧客が作業を編集または追加することを要求したいときに正式な方法を作成します。たとえば、顧客が必要なものの詳細を指定できる「変更要求フォーム」を使用するなどです。評価チームが時間と追加費用に影響を与えるとともに、仕事を始める前に承認するためにそれを顧客に送り返します
• 3。価値ベースの価格価格：
• 勤務時間に応じて価格を計算する代わりに、顧客のビジネス結果に焦点を当てた価値ベースの価格設定これは、仕事の範囲と、増加している「価値」の追加費用について話すのに役立ちます。

パート2：反応 - リクエストに直面したとき

• 1。そっと拒否することを学ぶ（「いいえ」と言う芸術）：
• 拒否は、私たちが助けたくないという意味ではありません。しかし、「アイデアは非常に良いです！しかし、この部分は最初は合意された範囲外であるため、時間と追加費用を評価したいと思います。その後、「現在の締め切りに影響を与えないために、このプログラムのリストを段階的に紹介するために、別の見積もりとして送信したい」など、プロジェクトの使用文の標準を維持することです。
• 2。結果を簡単に伝える：
• 顧客に説明して、リクエストがタイムラインと予算にどのように影響するかを理解してください。全体的なショーは、顧客がリクエストを交換する価値があるかどうかについてより良い決定を下すのに役立ちます。
• 3.毎回ドキュメントを作成します：
• 電話や会議で同意することに関係なく、毎回顧客に送信することに同意したものを要約し、将来の誤解を防ぐためのメールがあるはずです。

最善の始まりは、作業プロセスに戻ることです。次のプロジェクト以降の「保護鎧」の構築を開始します

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インフォグラフィック画像の2つの部分は、シールドアイコン、SOW、および変更リクエストを使用した「予防」です。 2番目の部分は、単語、グラフ、効果、および確認書類を備えた電話の耳を「処理」することです。

かつて成功していた本物からの例

かつて頭痛がなかった「良いデザインコード」という名前のウェブサイトを作成する代理店を想像してください。ほとんどのプロジェクトを終わらせないという問題は、30〜50％遅れを遅らせる傾向があり、利益は評価よりもはるかに少ないです。チームは、戻って修正しなければならなかったため、火を逃し始めました。常に増加している「小さなこと」

遭遇する問題：顧客はしばしば「これを行うことを考えて、それを手に入れる」または「このような他のWebサイトを見ることができますか」と言うことは、あなたも私たちを作ることができますか？」

使用方法：彼らはすべての新しいプロセスをオーバーホールすることにしました。プロジェクトが毎回開始される前の「発見段階」から始まります顧客のニーズを深く理解し、作業範囲（SOW）、すべてのページのすべての機能を指定し、「デザインを2回編集できる」と「これ以外の機能を追加すると、新しい見積もりに従って追加の費用がかかる」ことを明確に指定するために」

さらに、顧客がさらに必要なときに記入できるように、ウェブサイトに「変更要求フォーム」を簡単に作成します。形式では、最初の影響は常に顧客が最初に承認するために送り返されます。

結果：最初の3か月で、いくつかの負傷があるかもしれません。しかし、その後、顧客はプロセスを理解し、尊重し始めました。会話は「この機能を追加する場合は、ステップとコストを追加する方法を追加する場合は、「May I Add」から変更されました。プロジェクトは時間通りに開始されます。予算はエスカレートしません。チームは励ましに戻りましたが、最も重要なことは、すべてが透明で体系的であるため、顧客との関係が優れていることです。現在、「コードデザイン」はより多くの仕事を受け入れ、はるかに明確な利益を得ることができます。これは、スコープクリープ管理の力です。

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エージェントの比較画像/側の「デザインコード」の後は、ストレスの多いチームです。完全なポスターがあります。アフターは笑顔の写真であり、ホワイトボードを指しています。ホワイトボードには明確な計画があり、顧客は満足して手を握っています。

フォローしたい場合、何をすべきか（すぐに使用できるチェックリスト）

ここを読んで、組織内のスコープクリープの管理を開始したいですよね？このチェックリストを開始する方法として使用してみてください。一つずつします。しかし、一貫して行います

1. []あなたの古い契約と引用を読むために戻ってください：明確ではないどこにもある脆弱性を見つけますか？解釈する機会を与える部分はどれですか？次の号で改善するためにメモを取ってください。
2. []独自の作業範囲（SOW）テンプレート：設計テンプレート、作業、作業、作業、Objative、Delivealelalelalles（配信された結果）、仮定（仮定）、除外などの完全なトピック
3. []リクエストの変更：顧客が変更が必要なときに記入できる単純なGoogleフォームフォームから始まる複雑なことはありません。 「WHO」は影響の評価であり、「WHO」が承認されているという明確なステップを持つことが重要です。
4. []プロの拒否スクリプトを準備します。 追加費用を拒否または通知するときに、顧客と話すために使用する文章を考えて書きます。準備することで、次のような自信を持って自然に話すことができます。
   • 「このアイデアは非常に良いです。私たちのメインプロジェクトが計画どおりに前進するためには、この追加の部分を引用したいと思います。」
   • 「私は仕事が最高に出てくることを望んでいることを理解しています。しかし、私たちが予算と時間を制御するためには、この変化を段階に保つ必要があるかもしれません。」
5. []このストーリーをチームと伝える：チームの全員がこの新しいプロセスも理解し、使用する必要があります。同じ方向に顧客と通信するために
6. []長期契約（メンテナンスSLA）を考慮してください：ウェブサイトなどの特定の種類の作業については、毎月または年次メンテナンス契約（SLA）、少し修正要求の管理に役立ちます。毎回新しい引用を達成する必要はありません

この変更には、時間と忍耐が必要です。しかし、結果は間違いなく価値があります

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タブレット画面の大きなチェックリスト画像は、各アイテムに簡単に理解するアイコンを使用して、各アイテムに手を刻むことができます（チェック用の拡大したメガネアイコン、SOW用のドキュメントアイコンなど）

人々が不思議に思う傾向がある質問（そして答えがクリアされた）

質問：私たちが拒否または請求する場合、より多くの顧客が怒っていないか、私たちが親切でないことを確認しますか？回答：この気持ちが起こる可能性があります。しかし、重要なことは「コミュニケーション方法」と「プロフェッショナリズム」であり、合理的に拒否し、解決策を提案することです（追加の見積もりを作成し、Facebook 2に維持するなど）は責任を負いません。しかし、長期的にはプロジェクトの標準と品質を維持するために、顧客は要求しているすべてのものを「取得」するよりもこの専門家の価値を見ますが、プロジェクトは破られています。質問：わずか5〜10分間、より多くのお金をしなければなりませんか？回答：これは裁量を必要とする問題です。時々、少しの助けは良い関係を作り出すことです。しかし、「分割行」を明確に設定する必要があります。「15分未満ですぐに行うことができるジョブである場合、サービスになる」という基準がある場合がありますが、このようなリクエストを頻繁に開始すると（週に3〜4回など）、顧客が時間が重要であることがわかります。質問：顧客がこれ以上支払わない場合はどうすればよいですか？しかし、それでも要求された仕事を引き受けることが確認されていますか？回答：これは最も難しい状況です。しかし、最初から合意された契約と範囲を遵守する必要があります。 SOW文書に戻り、実際の合意を超えて要求されていることを丁寧に明確にします。顧客スタンドが、必要な新機能と引き換えに元の作業の範囲を削減するなど、共同ソリューションを交渉する必要がある場合があります。または、最悪の場合、契約条件に応じてプロジェクトを終了することを検討する必要がある場合がありますが、これは誰も起こりたくないが、簡潔な契約を結ぶことはあなたを保護するのに役立ちます。質問：これらのことを管理するのに役立つツールは何ですか？回答：はい！ Asana、Trelllo、Jira、Clickupなどのプロジェクト管理ツールは、タスクを作成し、進捗状況に従い、プロジェクト全体をよりよく見るのに役立ちます。チームが何をしているのかを簡単に説明し、新しい仕事を現在の計画にどのように追加しますか？

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大きな疑問符（？）と大きなシンボル（✓✓）を備えたQ＆Aスタイルのイラストと、不思議に思っている漫画のキャラクターとうなずきます。

概要：「発芽」を「成長機会」に変更する

スコープクリープの管理とは、顧客を拒否することだけではありません。しかし、プロジェクト管理にプロフェッショナリズムをアップグレードすることは、透明なプロセスです。あなたと顧客の両方が最初から最後まで同じ画像を見させます

重要なのは、「防御」作業から「積極的な計画」に変更することです。最初は簡潔にする投資時間、契約、および範囲文書（SOW）。それは退屈で仕事の無駄のように思えるかもしれません。しかし、それを信じてください、それは長期的にあなたの心の時間、予算、そして巨大な力を節約しています。

あなたのプロジェクトと善意を破壊するために「少し追加したい」という言葉をもう入れないでください！

次のプロジェクトに応募しようとするために提供したチェックリストを使用する時が来ました。すぐにできる小さなことから始めて、あなたは間違いなく変化を見るでしょう。

これらの問題を理解し、デジタルプロジェクトを作成するための体系的な作業プロセスを持っているパートナーを探している場合。それがウェブサイトであろうと開発であろうと、 Vision X Brain、発芽の問題なく優れた結果を生み出すためにあなたと協力して協力する準備ができています！

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労働者が顧客と握手をしていることを示すインスピレーション画像。上昇グラフを背景に、スコープクリープ、時間通りに送信されるカレンダー、成功のトロフィーを防ぐためのシールドアイコンがあります

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